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COLABORACIÓN A DISTANCIA | LECTURA DE 4 MINS Equipo Editorial Smart Touch 20 May, 2020

Convertir tus reuniones virtuales en llamadas productivas minimizaran al máximo el nivel de distracción de los asistentes.

Penny Pullan, especialista del Project Management Institute, recuerda que el 13 de septiembre de 2001 comenzaría una serie de viajes dentro de Estados Unidos con el objetivo de darle seguimiento a una implementación de SAP en varias oficinas del país. Dos días antes ––el martes 11 de septiembre––, aviones secuestrados por terroristas se impactaron en las Torres Gemelas de Nueva York, en el Pentágono y en una pequeña localidad de Pensilvania. Después de eso, la empresa canceló los viajes de negocios durante siete meses.

Fue entonces cuando se vio obligado a desarrollar el arte de tener juntas virtuales efectivas. Ahora, la nueva contingencia sanitaria por la llegada del COVID-19, está llevando a la comunidad de negocios global a desarrollar este arte y a seguir su propia etiqueta.

La experiencia del 2001 llevó a Pullman después a consultar a ejecutivos sobre esta práctica y detectó que pasaban más de 20 horas a la semana en videollamadas. Pero, el problema no era solo el tiempo, sino que le dijeron que se distraían por atender otros asuntos como contestar correos o trabajar en otro tema. Además, se quejaban de sufrir juntas virtuales con un audio ineficiente, de que comenzaban tarde y que la gente sentía más libertad para no llegar preparada a las juntas.

Juntas Virtuales en Época de COVID-19

Durante marzo de 2020, tan pronto se decretó el periodo de cuarentena en el mundo, el tráfico en web relacionado con videoconferencias se elevó 1,000%, mientras que la descarga de apps para este fin se elevó 90% con respecto al mismo mes de 2019.

El problema es que actualmente la gente no está preparada para llevar juntas virtuales efectivas, por eso, te dejamos estos consejos que te ayudarán a elevar el nivel de tus reuniones, a convertirlas en llamadas productivas y a llevarlas de tal forma que minimicen al máximo la distracción de los asistentes.

1. Prepara la Reunión

Eso implica decidir quién asistirá, qué temas se tocarán, cuánto tiempo se le dedicará a cada tema, qué se espera de cada asistente y la duración total de la reunión. Enviar esta información de forma previa es fundamental para que todos lleguen preparados.

2. Video o No Video

Hay muchas fuentes que recomiendan solicitar a todos los participantes que mantengan sus cámaras abiertas durante la sesión, no obstante, también es cierto que la mayoría está asimilando poco a poco la tecnología, por lo que pueden sentirse invadidos y/o incómodos de tener que verse forzados a mantener el video encendido. Incluso, esto puede incidir aún más en los niveles de estrés de ciertos perfiles de colaboradores y mermar su desempeño. Además, las videollamadas requieren mayor de demanda de ancho de banda de internet que las llamadas de voz, lo cual puede terminar entorpeciendo la participación completa. Te recomendamos aplicar mucho criterio en este sentido para motivar el uso del video de manera justificada y/o de manera paulatina, según sea el caso.

3. Prueba la Tecnología

Asegúrate que la tecnología elegida funciona, eso implica bocinas, cámaras, software para compartir material y pantallas de colaboración en tiempo real. Invita a los asistentes a que también prueben su tecnología antes de iniciar la reunión. Asegúrate de conocer cómo habilitar y deshabilitar el micrófono, el video, así como la función de compartir pantalla.

4. Mantén el Foco

Para evitar distracciones, el moderador deberá llevar la junta conforme a la agenda y pedir la participación y opinión de todos. Comienza y termina en punto de la hora definida.

5. Crea Reglas de Etiqueta

Enlista tus reglas y compártelas con los asistentes. Éstas pueden ser tales como: no cerrar la cámara, llegar a tiempo, evitar ruidos externos que distraigan, no interrumpir a otros participantes, etc.

Con estas 5 acciones tendrás juntas eficientes y evitarás que tu equipo pierda tiempo innecesario en estas reuniones.

Si necesitas saber más de cuáles son las mejores herramientas tecnológicas para acompañar tus juntas virtuales, acércate a un experto de Smart Touch, quien te guiará para tener reuniones best-in-class.

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